Как впервые сдать СЗВ-СТАЖ за 2017 год

Подать СЗВ-СТАЖ за 2017 год нужно не позднее 1 марта. Но отделения ПФР рассылают письма с персональными сроками для каждого страхователя. Если не получится их соблюсти, не переживайте. Персональные сроки – рекомендованные, поэтому штрафовать за их нарушение специалисты фонда не должны. Мы выяснили в ПФР, какие еще трудности возникают при заполнении отчета и как его сдать с первого раза.

Каких сотрудников включить в отчет

В отчет включите всех физлиц, с которыми в 2017 году действовали:

– трудовые договоры;
– гражданско-правовые договоры на выполнение работ или оказание услуг;
– договоры авторского заказа и лицензионные договоры.

Это следует из пункта 1.5 Порядка, утвержденного постановлением Правления Пенсионного фонда от 11.01.2017 № 3п.

Если забудете включить сотрудника в отчет или укажете неверные сведения, ПФР оштрафует на 500 руб. за каждого сотрудника, в отношении которого допустили ошибку (ч. 4 ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). В таблице ниже готовые решения, каких сотрудников включать в отчет.

В чем сложность Как заполнить
Сотрудница была в декрете или отпуске по уходу за ребенком Сведения о сотруднике включите в СЗВ-СТАЖ. Даже если штатный сотрудник не работал и не получал зарплату в 2017 году, трудовой договор с ним действует
Сотрудник не работал и не получал зарплату, так как был в отпуске за свой счет или болел
Сотрудник в 2017 году вышел на пенсию Сведения о сотруднике включите в годовой отчет, даже если в течение года подавали на него СЗВ-СТАЖ в связи с оформлением пенсии. Сведения на таких сотрудников вы подадите дважды – в отчете с отметкой о назначении пенсии и в годовом отчете
Совместители В отчет включите как внутренних, так и внешних совместителей. Ф. И. О и СНИЛС внутреннего совместителя укажите один раз, а периоды работы по разным договорам покажите в отдельных строках
Сотрудник зарегистрирован как предприниматель Включите в отчет сотрудника, если заключили с ним договор как с обычным физическим лицом и не указали в договоре статус ИП
Директор организации – единственный учредитель Данные о директоре включите в СЗВ-СТАЖ
Работодатель – ИП без наемных сотрудников СЗВ-СТАЖ не подавайте

Но есть случаи, когда отчет СЗВ-СТАЖ нужно сдать досрочно. Подробнее, когда это необходимо, читайте в рекомендации.

Как заполнить сведения о физлице и стаже

В годовом СЗВ-СТАЖ заполните разделы 1–3. Разделы 4 и 5 заполняют, только когда сотрудник выходит на пенсию. Как заполнить каждый из разделов, читайте в рекомендации. Ниже – ответы на частые вопросы, которые возникают при составлении отчета.

В чем сложность Как заполнить
Трудовой договор с сотрудником заключили до 2017 года Укажите в графе 6 раздела 3 дату «01.01.2017». В графах 6–7 «Период работы» указывайте даты в пределах отчетного периода (п. 2.3.2 Порядка, утв. постановлением Правительства от 11.01.2017 № 3п). Так как в первый день 2017 года договор действовал, поставьте это число. Реальные даты начала трудового договора указывайте, если его заключили в 2017 году
У сотрудника нет СНИЛС ПФР не примет данные на работника, у которого нет СНИЛС. Также специалисты фонда откажутся принимать сведения на тех сотрудников, по которым вы отразили неверные страховые номера.

Когда сотрудник не получал СНИЛС или потерял его, то получите свидетельство в фонде. Для этого подайте анкету застрахованного лица или заявление о выдаче дубликата. В обоих случаях фонд выдаст страховое свидетельство через пять рабочих дней. Как оформить сотруднику страховое свидетельство, читайте в рекомендации.

Также сотрудник может сам оформить новый СНИЛС или дубликат – либо через свое отделение ПФР, либо через любой МФЦ

У сотрудника изменились персональные данные Когда сотрудник сменил фамилию, но информацию в фонд не передали, в отчете нужно указать прежнюю фамилию сотрудника
В ГПД нет сроков выполнения работы В графе 6 укажите дату заключения договора. В графе 7 поставьте дату подписания акта выполненных работ, а в графе 11 – код «ДОГОВОР».

Например, договор заключили 28 ноября 2017 года. Выполнять работы подрядчик начал 1 декабря, а акт подписали 22 декабря 2017 года. В графе 6 укажите «28.11.2017», а в графе 7 – «22.12.2017»

Дата подписания трудового договора не совпадает с датой, когда сотрудник должен приступить к работе В графе 6 раздела 3 укажите дату, когда сотрудник должен приступить к работе.

Например, договор заключили 27 декабря 2017, а приступить к работе сотрудник должен 9 января 2018. Трудовой договор начинает действовать в 2018 году, поэтому включать такого сотрудника в отчет за 2017 год не нужно

Подробнее о том, как заполнить раздел 3, читайте в рекомендации.

Что делать, если ПФР не принял отчет

ПФР может не принять отчет или часть сведений из него. Например, если вы используете неверный формат, допустите ошибки в СНИЛС работников, ИНН организации и т. д. Тогда специалисты фонда сообщат об ошибках.

Уточните сведения в течение пяти рабочих дней, тогда ПФР не оштрафует организацию за недостоверные сведения (п. 37 Инструкции, утв. приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н). Но это правило относится только к исправлению ошибок в сведениях, которые указали отчете. Если же вы забудете включить в отчет сотрудника, избежать штрафа не удастся. Алгоритм действий, чтобы исправить отчет, зависит от того, в чем вы ошиблись. Мы привели его ниже.

Подробнее о том, какие штрафы грозят за ошибки в СЗВ-СТАЖ, читайте в рекомендации.

Вид ошибки Как исправить
Забыли включить в отчет физлицо Подайте СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Дополняющая»
Неверно указали сведения на физлицо, поэтому фонд их не принял и не учел на лицевом счете Исправьте ошибку и подайте СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая»
Неверно указали сведения на физлицо, но фонд их принял и учел на лицевом счете Чтобы исправить ошибку, подайте форму СЗВ-КОРР с типом «КОРР»
По ошибке подали сведения на физлицо, с которыми в 2017 году не был заключен ни трудовой, ни гражданско-правовой договор Сдайте на физлиц, которых по ошибке включили в отчет, форму СЗВ-КОРР с типом «ОТМН». В ней заполните только разделы 1 и 2